BAHAGIAN PENTADBIRAN
Bahagian Pentadbiran merupakan salah satu Bahagian di bawah Jabatan Khidmat Pengurusan. Diketuai oleh Penolong Pengarah Khidmat Pengurusan (Bahagian Pentadbiran). Fungsi utama bahagian ini termasuk pengurusan pentadbiran am, surat-menyurat, pengurusan surat kiriman dan pos berdaftar, penyenaraian dan pelupusan aset dan inventori serta fail dan rekod jabatan, pengurusan logistik antaranya kenderaan, rumah sewa Majlis dan juga khemah. Lain-Lain tugasan termasuk pengurusan permit sementara / wayang cina, pengurusan keselamatan dan kebersihan pejabat, pelbagai perolehan jabatan dan juga pengurusan mesyuarat.
Fungsi Bahagian Pentadbiran
- Bertanggungjawab kepada penghantaran surat, dokumen dan notisdikendalikan dengan tepat dan cepat sama ada secara serahan tangan, mel biasa, pos laju/ pos berdaftar.
- Menguruskan permohonan permit sementara secara sistematik selaras dengan Prosedur Kualiti yang ditetapkan.
- Bertanggungjawab terhadap pengurusan stor pusat dan stor alat tulis dengan memastikan bekalan setiap tahun adalah mencukupi.
- Mengendalikan perjalanan Mesyuarat-Mesyuarat Jawatankuasa Tetap berjalan lancar mengikut jadual serta mematuhi peraturan.
- Menguruskan hal-ehwal kenderaan Majlis melalui pemanduan yang berhemah dan memastikan kenderaan berada dalam keadaan selesa dan selamat digunakan.
- Bertanggungjawab dalam hal-ehwal keselamatan harta benda Majlis dan kawalan keselamatan hasil Majlis melalui kawalan Pengawal Keselamatan yang telah dilantik.
- Bertanggungjawab ke atas kebersihan dalam dan luar Ibu Pejabat Majlis berpandukan jadual pembersihan yang ditetapkan.
- Menguruskan penempatan anggota Majlis Bandaraya Johor Bahru yang layak menduduki rumah sewa Majlis di samping mengawalselia penyelenggaraan rumah sewa tersebut dengan cekap dan teratur.
- Menguruskan rekod / fail jabatan dikendalikan dengan teratur berdasarkan Prosedur Pengurusan Rekod Kualiti yang telah ditetapkan.
- Menjadi Sekretariat Majlis Pelantikan Ahli-Ahli Majlis, Majlis Bandaraya Johor Bahru.
- Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelesenan senjata api yang dibekalkan kepada Datuk Bandar, Setiausaha, Pegawai Keselamatan Jabatan, Pengawal Keselamatan dan Pembantu Penguatkuasa atas jawatan dan tanggungjawab yang disandang.
- Bertanggungjawab dalan hal-ehwal pengurusan aset dan inventori Jabatan / Bahagian Pentadbiran, Majlis Bandaraya Johor Bahru.
- Mengawal selia penggunaan Bilik Tayangan, Bilik Gerakan Ahli Majlis dan Bilik Jamuan bagi majlis-majlis rasmi.
- Melantik pegawai-pegawai protokol dan menyelaras tugas-tugas pegawai protokol.
