MENU

BAHAGIAN PENTADBIRAN

Bahagian Pentadbiran merupakan salah satu Bahagian di bawah Jabatan Khidmat Pengurusan.   Diketuai oleh Penolong Pengarah Khidmat Pengurusan (Bahagian Pentadbiran).  Fungsi utama bahagian ini termasuk  pengurusan pentadbiran am, surat-menyurat, pengurusan surat kiriman dan pos berdaftar,  penyenaraian dan pelupusan aset dan inventori serta fail dan rekod jabatan, pengurusan logistik antaranya kenderaan, rumah sewa Majlis dan juga khemah.  Lain-Lain tugasan termasuk pengurusan permit sementara / wayang cina, pengurusan keselamatan dan kebersihan pejabat, pelbagai perolehan jabatan dan juga pengurusan mesyuarat.

 

Fungsi Bahagian Pentadbiran

  • Bertanggungjawab kepada penghantaran surat, dokumen dan notisdikendalikan dengan tepat dan cepat sama ada secara serahan tangan, mel biasa, pos laju/ pos berdaftar.
  • Menguruskan permohonan permit sementara secara sistematik selaras dengan Prosedur Kualiti yang ditetapkan.
  • Bertanggungjawab terhadap pengurusan stor pusat dan stor alat tulis dengan memastikan bekalan setiap tahun adalah mencukupi.
  • Mengendalikan perjalanan Mesyuarat-Mesyuarat Jawatankuasa Tetap berjalan lancar mengikut jadual serta mematuhi peraturan.
  • Menguruskan hal-ehwal kenderaan Majlis melalui pemanduan yang berhemah dan memastikan kenderaan berada dalam keadaan selesa dan selamat digunakan.
  • Bertanggungjawab dalam hal-ehwal keselamatan harta benda Majlis dan kawalan keselamatan hasil Majlis melalui kawalan Pengawal Keselamatan yang telah dilantik.
  • Bertanggungjawab ke atas kebersihan dalam dan luar Ibu Pejabat Majlis berpandukan jadual pembersihan yang ditetapkan.
  • Menguruskan penempatan anggota Majlis Bandaraya Johor Bahru yang layak menduduki rumah sewa Majlis di samping mengawalselia penyelenggaraan rumah sewa tersebut dengan cekap dan teratur.
  • Menguruskan rekod / fail jabatan dikendalikan dengan teratur berdasarkan Prosedur Pengurusan Rekod Kualiti yang telah ditetapkan.
  • Menjadi Sekretariat Majlis Pelantikan Ahli-Ahli Majlis, Majlis Bandaraya Johor Bahru.
  • Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelesenan senjata api yang dibekalkan kepada Datuk Bandar, Setiausaha, Pegawai Keselamatan Jabatan, Pengawal Keselamatan dan Pembantu Penguatkuasa atas jawatan dan tanggungjawab yang disandang.
  • Bertanggungjawab dalan hal-ehwal pengurusan aset dan inventori Jabatan / Bahagian Pentadbiran, Majlis Bandaraya Johor Bahru.
  • Mengawal selia penggunaan Bilik Tayangan, Bilik Gerakan Ahli Majlis dan Bilik Jamuan bagi majlis-majlis rasmi.
  • Melantik pegawai-pegawai protokol dan menyelaras tugas-tugas pegawai protokol.